Trucchi Excel: come gestire i dati in modo facile e veloce

La raccolta e la gestione dei dati è fondamentale nel Web Marketing e, più in generale, nel business di questo millennio. I dati personali sono il nuovo petrolio: ne sa qualcosa Facebook che, prima di iniziare ad offrire servizi di campagne a pagamento, già monetizzava grazie alla possibilità di offrire per ogni individuo una quantità dettagliata di dati circa lo stile di vita.

Se lavori nel Digital Marketing o ti stai formando per farlo, avrai un gran bisogno di trucchi per utilizzare Microsoft Excel: è impossibile fare business sul web senza gestire dati ed è impossibile gestire dati senza usare Excel.

Il programma in sé offre tantissime funzionalità ed è ricco di potenzialità, ma non è sempre di immediata comprensione. Per questa ragione ti torneranno molto utili questi trucchi su Excel.

Come selezionare rapidamente righe, colonne o l’intero foglio di calcolo

Se avete i tempi stretti (e capita spesso), è possibile selezionare l’intero foglio di calcolo in un solo click. Tutto quello che dovrete fare è semplicemente cliccare sulla scheda nell’angolo superiore sinistro del foglio per evidenziare tutto in una volta.

Se, invece, hai la necessità di selezionare tutto in una particolare colonna della riga, basterà usare questa scorciatoia:

– per Mac:
Selezionare Colonna = Comando + Maiusc + Giù / Su
Selezionare Riga = Comando + Maiusc + Destra / Sinistra

– per PC:
Selezionare Colonna = Ctrl + Maiusc + Giù / Su
Selezionare Riga = Ctrl + Maiusc + Destra / Sinistra

Come compilare automaticamente colonne o righe di dati

Forse non molti sanno che la funzione di riempimento automatico di Excel è stata progettata per ridurre al minimo il lavoro necessario da parte dell’utente, rendendo più semplice la ripetizione valori che avete già in ingresso.

Come si fa? Clicca e tieni premuto l’angolo in basso a destra di una cella, e poi trascinalo verso il basso o verso le celle adiacenti. Quando rilascerai, Excel riempirà le celle adiacenti con i dati dalla cella per la prima volta selezionati.

Come aprire, chiudere o creare una cartella di lavoro rapidamente

Se hai bisogno di aprire, chiudere o creare una cartella di lavoro al volo, i trucchi di Excel passano per scorciatoie da tastiera che vi permetteranno di completare una delle azioni di cui sopra in meno di un minuto di tempo.

– Per Mac:
Apri = Comando + O
Chiudi = Comando + W
Crea nuovo = Comando + N

– Per PC:
Apri = Control + O
Chiudi = Control + F4
Crea nuovo = Control + N

Come personalizzare il colore delle schede

Se il tuo lavoro ti mette davanti a troppi diversi fogli di lavoro, ti sarà più facile dare diversi colori alle schede. Ad esempio, potresti etichettare i rapporti di marketing del mese scorso con il rosso e quelli del mese in corso col verde. Come farlo? Ti basta fare clic su una scheda e selezionare “Scheda di colore”. Apparirà un pop-up che permette di scegliere un colore da un tema esistente o personalizzare uno per soddisfare le tue esigenze.

Trucchi Excel: come trasformare numeri grezzi in valuta

Se hai dei dati numerici grezzi ed devi trasformarli in valuta, la cosa è fattibile in modo molto lineare. Che si tratti di numeri di stipendio, budget di marketing o vendita di biglietti per un evento, la soluzione è evidenziare le celle che vuoi riformattare e selezionare Ctrl + Maiusc + $.

I numeri si tradurranno automaticamente in importi in dollari con tanto di segni di dollaro, virgole e punti decimali.

Come aggiungere un commento ad una cella

Hai la necessità di scrivere una nota o aggiungere un commento ad una cella specifica all’interno di un foglio di lavoro? Ti basta fare clic col tasto destro sulla cella che si desidera commentare e, quindi, fare clic su “Inserisci commento”. Una volta digitato il commento nella casella di testo, fai clic all’esterno della casella di commento per salvarlo. Le celle che contengono commenti mostrano un piccolo triangolo rosso in un angolo. Per visualizzare il commento, basterà passare il mouse sopra di esso.

Come inserire la data e l’ora corrente in una cella

Un modo intelligente per gestire con più chiarezza tutti i dati è inserire data e ora nel tuo foglio di lavoro. Per farlo, dovrai selezionare la cella in cui si desidera inserire l’ora, la data o l’ora e la data. Poi, a seconda di cosa vuoi inserire, esegui una delle seguenti operazioni:

– Inserire la data corrente = Control +; (punto e virgola)

– Inserire ora corrente = Ctrl + Maiusc +; (punto e virgola)

– Inserire la data e l’ora correnti = Control +; (punto e virgola), SPACE, e poi Ctrl + Maiusc +; (punto e virgola).

Trucchi su Excel: come copiare e duplicare la formattazione

Formattare un foglio di lavoro è importante ma noioso. Ecco perché diventa preziosa la possibilità di usare il “copia formato” di Excel, dove si può facilmente copiare la formattazione da una zona di un foglio di lavoro a un altro. Per farlo, è sufficiente selezionare l’elemento che vuoi replicare e poi selezionare l’opzione Copia formato (icona pennello) dal cruscotto, come mostrato di seguito:

Il puntatore visualizzerà quindi un pennello, spingendo gli utenti a selezionare la cella, il testo o intero foglio di lavoro a cui vorrebbero applicare la formattazione.

Come estrarre caratteri specifici da una cella

Invece di riscrivere manualmente ogni pezzo di codice nella sua rispettiva colonna, gli utenti possono sfruttare una serie di funzioni di stringa per decostruire la sequenza in base alle esigenze.

SINISTRA:

Scopo: consente di estrarre i primi numeri X o caratteri in una cella.

Sintassi: = LEFT (testo, numero_di_caratteri)

Parametri:

Testo. La stringa che si desidera estrarre da.

Numero_di_caratteri. Il numero di caratteri che si desidera estrarre a partire dal carattere più a sinistra.

Come vedi da questo esempio, siamo entrati = LEFT (A2,4) nella cella B2, e copiato in B3: B6. Questo ci ha permesso di estrarre i primi 4 caratteri del codice.

CENTRO:

Scopo: consente di estrarre caratteri o numeri a metà in base alla posizione.

Sintassi: = MID (testo, start_position, numero_di_caratteri)

Parametri:

Testo. La stringa che si desidera estrarre da.

Start_position. La posizione nella stringa che si desidera iniziare l’estrazione da. Ad esempio, la prima posizione nella stringa è 1.

Numero_di_caratteri. Il numero di caratteri che si desidera estrarre.

Come vedi dall’esempio, siamo entrati = MID (A2,5,2) nella cella B2, e copiato in B3: B6. Questo ci ha permesso di estrarre i due numeri di partenza in quinta posizione del codice.

DESTRA:

Scopo: consente di estrarre gli ultimi numeri X o caratteri in una cella.

Sintassi: = RIGHT (testo, numero_di_caratteri)

Parametri:

Testo. La stringa che si desidera estrarre da.

Numero_di_caratteri. Il numero di caratteri che si desidera estrarre a partire dal carattere più a destra.

Come vedi dall’esempio, siamo entrati = RIGHT (A2,2) nella cella B2, e copiato in B3: B6. Questo ci ha permesso di estrarre gli ultimi due numeri del codice.

Come identificare i valori duplicati

In molti casi, i valori duplicati possono essere un problema. A volte è sufficiente esserne a conoscenza. Far emergere eventuali valori duplicati esistenti in un foglio di lavoro è possibile in pochi semplici passaggi. A tale scopo, fai clic nell’opzione Formattazione condizionale, quindi selezionate Regole cella Evidenziare> Valori duplicati …

Usando il popup, create la regola di formattazione desiderata per specificare il tipo di contenuti duplicati che si desidera portare avanti.

Come vedi dall’esempio, stavamo cercando di individuare eventuali stipendi duplicati all’interno dell’intervallo selezionato formattando le celle duplicate in giallo.

Come aggiungere la somma di celle che soddisfano determinati criteri

Se avete necessità di determinare il profitto generato da un elenco di contatti che sono associati a specifici prefissi o calcolare la somma di un gruppo di retribuzioni dei dipendenti che cadono sopra un determinato importo, rischiate di perdere un bel po’ di tempo. Non con la funzione SUMIF.

SOMMA.PIÙ.SE:

Scopo: Permette di aggiungere le cellule che soddisfano determinati criteri.

Sintassi: = SOMMA.PIÙ.SE (int_somma, criteria_range1, Criteria1, [criteria_range2, criteri2], …)

Parametri:

Int_somma. L’intervallo di celle si sta andando a sommare.

Criteria_range1. La gamma che è in fase di test con Criteria1.

Criteria1. I criteri che determinano quali verranno sommate cellule in Criteria_range1.

Per vedere la funzione in azione, dai un’occhiata a questo esempio:

Nel tentativo di calcolare la somma degli stipendi che erano maggiori di $ 70.000, abbiamo usato la funzione SUMIF per sommare gli importi in dollari che hanno superato tale numero nelle celle C3-C12. Per raggiungere questo obiettivo, siamo entrati = SUMIF (C3: C12, “> 70.000”) nella barra della formula.

Come pulire la spaziatura irregolare

Certi spazi non autorizzati possono rendere difficile la ricerca di dati e influiscono anche sui risultati quando si tenta di aggiungere colonne di numeri. Puoi eliminare qualsiasi spaziatura inutili utilizzando la funzione TRIM.

TRIM:

Scopo: Consente di rimuovere gli spazi aggiuntivi da dati (ad eccezione dei singoli spazi tra le parole).

Sintassi: = TRIM (“Text”)

Parametri:

Testo. Il testo da cui si desidera rimuovere gli spazi.

Ecco un esempio di come abbiamo usato la funzione TRIM per rimuovere gli spazi aggiuntivi dopo un nome sulla nostra lista:

Per fare ciò, siamo entrati = TRIM (“Steve Peterson”) nella barra della formula.