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Bisogna partire da un assioma: la comunicazione è la linfa vitale di un’azienda. Lo sa bene il marketing che ormai di comunicazione vive, anche e soprattutto dall’avvento di Panda che ha dato maggiore peso ai contenuti originali sul web e dal boom dell’Inbound. Ecco perché, tra le diverse modalità di parlare e far parlare di sé, grande peso ha il comunicato stampa che è un annuncio ufficiale. Come scrivere una cosa così? Ci sono delle regole, delle dritte e dei consigli che si devono seguire per far sì che il lavoro dia i suoi frutti. Vi siete incuriositi? Vediamo insieme come scrivere un comunicato stampa in poche mosse.
Volete avere istruzioni su come scrivere un comunicato stampa? Ve le diamo noi in pochi passaggi prendendo spunto da un interessante post di un blog di Hubspot. Eccoli:
– Quanto è lungo un comunicato stampa?
La maggior parte dei comunicati stampa non superano una pagina, due al massimo. In ultima analisi, le aziende vogliono fornire informazioni sufficienti in modo che le agenzie di stampa abbiano materiale sufficiente per la pubblicazione delle loro storie ma senza annoiarle o spaventarle dalla mole di lavoro.
– Quando è meglio pubblicare un comunicato stampa?
L’unica certezza su questo aspetto del come scrivere un comunicato stampa è che nei week-end è più difficile farsi dare retta ma può valere anche la regola per cui il sabato non scrive nessuno e quindi i giornalisti sono più bramosi di notizie. Ci limitiamo a fornire una lista di argomenti per cui vale la pena mandare un cs:
– Lancio di nuovi prodotti
– Aggiornamenti di prodotti esistenti
– Apertura di un nuovo ufficio
– Introduzione di una nuova partnership
– Rebranding
– Promozione / assunzione di un nuovo esecutivo
– Ricezione di un premio
E’ consigliabile avere un’attività intensa perché aiuta ad essere percepiti dai media come realtà vive ed attive.
– Quali regole seguire nello scrivere un comunicato stampa?
1) Rendete il vostro titolo irresistibile
Proprio come quando scrivete il titolo di un post sul blog, il successo del vostro comunicato stampa inizia dal titolo. Per riuscire a centrare l’obiettivo dovete usare verbi di azione, un linguaggio chiaro e comprensibile e mantenere il vostro titolo semplice e breve. Ricordate sempre che i giornalisti ricevono ogni giorno centinaia, di comunicati stampa ogni giorno per cui dovete stupire.
2) Non giocate sporco per arrivare all’obiettivo
I giornalisti non hanno tempo da perdere ma neanche credibilità da perdere. Valutano la notizia dalle prime righe e poi valutano la serietà e l’affidabilità della fonte. Se bucano questo passaggio, lo bucate anche voi perché non sarete mai perdonati di averli trascinati in una menzogna, seppur innocuamente orientata al marketing;
3) Offrite dati e virgolettati
E’ un passaggio chiave dello scrivere un comunicato stampa perché i dati danno oggettività alla notizia e, quindi, tranquillizzano il giornalista nel rendere pubblico quel comunicato stampa. Le dichiarazioni virgolettate, invece, regalano ai giornali quei colori necessari a rendere più appetibile il lavoro.
4) Fornite preziose informazioni di sfondo
Un comunicato stampa ha bisogno di essere conciso e preciso ma fanno gioco anche dettagli che rafforzino il racconto o commenti che diano squarci futuri sugli sviluppi della storia.
5) Non dimenticate mai il chi e il cosa
Descrivete ciò che la vostra azienda fa in modo chiaro includendo un link alla homepage del vostro sito. Anche il vostro prodotto deve essere comunicato senza fronzoli e senza alcuna possibilità di essere frainteso. Non dimenticate, poi, che informazioni come i contatti stampa, il nome e cognome del referente cui rivolgere eventuali domande, la mail e il telefono, possono essere da stimolo per chiedere approfondimenti e chicche da parte di chi vi legge.
– Quali sono i suggerimenti per la pubblicazione di comunicati stampa?
Sapere come scrivere un comunicato stampa è in realtà solo metà della mela. Una volta che lo avete prodotto, infatti, sarà il momento di concentrarsi sulla pubblicazione. Per garantire che il vostro lavoro ottenga la quantità massima di distribuzione possibile, ecco alcuni suggerimenti che si possono seguire:
1) Entrate in contatto con i giornalisti specifici
Non sparate a caso la comunicazione a grandi numeri. Puntate su professionisti precisi e corteggiateli come persone. Vedrete che le chance di pubblicazioni aumenteranno esponenzialmente.
2) Non abbiate paura di andare offline
La maggior parte dei giornalisti hanno montagne di e-mail da evadere. Provate a inviare il vostro comunicato stampa anche tramite posta ordinaria o attraverso un altro canale in linea per differenziarsi.
3) Inviate il comunicato stampa ai giornalisti il giorno prima
Date giornalisti del tempo per realizzare una storia intorno al vostro comunicato stampa, inviando a loro – sotto embargo – il giorno prima il tutto.
4) Per evitare la concorrenza, non pubblicate il comunicato stampa allo scoccare preciso dell’ora
Se state pubblicando il vostro comunicato stampa attraverso un servizio di distribuzione come PR Newswire o Business Wire, evitate la pubblicazione allo scoccare preciso dell’ora perché la maggior parte delle aziende pianifica le uscite così e rischiate di finire ne marasma e, quindi, di perdervi nella confusione.
5) Condividete la vostra copertura mediatica
Se tutto va secondo i piani e il vostro comunicato stampa è ripreso dai media, il lavoro ancora non è finito. Per mantenere il buzz è possibile rilasciare una “seconda ondata” di distribuzione condividendo i racconti specifici che le diverse agenzie di stampa stanno mettendo in piedi.
Ecco un esempio di comunicato stampa istituzionale da usare per digital PR e tradizionali
